Bild: Fabian Pfitzinger

Wie mir als Journalistin geht es sicherlich vielen Kreativen: Zahlen, Bilanzen, Rechnungen, Versicherungen – all das sind Dinge, die mir nicht liegen und die ich gerne vernachlässigen würde. 

Doch eines sollte jedem klar sein, bevor er oder sie sich selbstständig macht: Als Freelancer ist man nach meiner Erfahrung genauso viele Stunden mit der Buchführung und der Kundenakquise beschäftigt, wie mit der eigentlichen Arbeit. Aber wer sich gut organisiert, spart Zeit – und Geld. 

Meine eigene Chefin – unsere Kolumne für Selbstständige

Kristin Hermann, 28, hat beim "Weser Kurier" in Bremen volontiert und dort bis Sommer 2018 in der Lokalredaktion gearbeitet. Seit diesem Jahr ist sie als freie Journalistin in Berlin tätig. Hermann wäre beinahe schon an dem Antrag für den Gründungszuschuss gescheitert, hat sich am Ende aber doch durchgekämpft – mit Erfolg. In dieser Serie schreibt sie über die Herausforderungen für Selbstständige und erklärt zukünftigen Gründerinnen, was es zu beachten gilt.

Zunächst denken vielleicht viele: Den Papierkram lasse ich lieber von jemand anderem machen. Aber gerade für Ein-Frau-Betriebe ist das zu Beginn der Selbstständigkeit zu teuer. Ich habe das Glück, dass sich mein Partner mit Finanzen auskennt und mein Vater bis zur Rente in der Versicherungsbranche tätig war. 

Aber ich habe mich gefragt: Will ich mich auf andere verlassen oder das selbst regeln können? Nein, ich wollte es selbst schaffen, auch wenn der Anfang mühselig war. 

Nun bin ich zwar hin und wieder immer noch auf Rat und Unterstützung angewiesen, versuche den Großteil meiner Buchhaltung aber selbst zu erledigen. 

Und so habe ich es geschafft:

Schritt 1: Beratungsstellen aufsuchen

Viele Beratungsangebote kosten gar nicht viel. So lohnt es sich zum Beispiel bei der Beantragung eines Gründungszuschusses bei der Agentur für Arbeit direkt nach Gründungsseminaren zu fragen. Dort werden die Grundlagen der Buchhaltung vermittelt. Auch Berufsverbände bieten ihren Mitgliedern oftmals umsonst oder verbilligt derartige Sprechstunden an. Wer sich noch unsicher ist, ob er die Dienste eines Steuerberaters benötigt, kann das häufig in kostenlosen Erstgesprächen klären. 

Einen Überblick über die Kurse der Agenturen für Arbeit, Industrie- und Handelskammern (IHK) oder Handwerkskammern (HWK) gibt es hier

Einnahmen-Überschuss-Rechnung (EÜR)

Grundsätzlich sind in Deutschland alle Unternehmen dazu verpflichtet, neben der Steuererklärung ihre Ein- und Ausgaben zu dokumentieren und das Finanzamt am Ende eines Geschäftsjahres darüber zu informieren. Dazu gehören unter anderem die Einnahmen aus dem Verkauf eines Produkts oder der Dienstleistung sowie die Investitionen und Ausgaben für Roh-, Hilfs- und Betriebsmittel. 

Art und Umfang der Buchführung hängen jedoch von der Rechtsform des Unternehmens ab. In der Buchhaltung unterscheidet man zwischen zwei Verfahren zur Gewinnermittlung: die doppelte und die einfache Buchführung. 

Fall eins betrifft größere Unternehmen. Sie müssen detailliert bilanzieren und stellen dafür meist einen eigenen Steuerberater oder Buchhalter ein. Kleinere Unternehmen und Selbstständige können ihren Jahresgewinn hingegen mit der einfachen Buchführung errechnen, dabei hilft ihnen die sogenannte Einnahmen-Überschuss-Rechnung (EÜR).

Schritt 2: Die Einnahmen-Überschuss-Rechnung (EÜR) verstehen

In der Regel haben es Freiberufler so wie ich (oder zum Beispiel freie Kulturberufe, Ärzte, Steuerberater, Rechtsanwälte) und Kleinunternehmer deshalb etwas leichter. Ein Kleinunternehmer ist eine gewerblich, selbstständig, freiberuflich oder land- und forstwirtschaftlich tätige Person, die nicht mehr als 17.500 Euro jährlich verdient – heißt es in der Definition. Auch Personen, die im laufenden Kalenderjahr voraussichtlich nicht mehr als 50.000 Euro erwirtschaften und die Grenze von 17.500 Euro im Vorjahr nicht überschritten haben, können als Kleinunternehmer erfasst werden.

Für sie gibt es übrigens noch einen Vorteil: Sie müssen nicht zwangsläufig Umsatzsteuer an das Finanzamt zahlen und weisen diese auch nicht auf ihren Rechnungen aus. Allerdings sollte man bei dieser Entscheidung beachten, dass damit auch die Berechtigung entfällt, die Vorsteuer vom Finanzamt einzufordern. Dies ist der Grund, weshalb ich mich gegen diese Regelung entschieden habe, denn so kann ich mir bei größeren Investitionen die Umsatzsteuer erstatten lassen. 

Das war gerade am Anfang wichtig, als ich mir einen neuen Computer zugelegt habe oder Ausgaben für Büroeinrichtung und Marketing hatte. Ein Beispiel: Wer sich für 1000 Euro (brutto) einen Laptop kauft, kann sich davon knapp 19 Prozent, also 160 Euro, Umsatzsteuer wiederholen. Natürlich bin ich dadurch nun auch verpflichtet, auf all meinen Rechnungen Umsatzsteuer auszuweisen und sie monatlich ans Finanzamt zu zahlen, aber das stört mich nicht, denn der zusätzliche Zeitaufwand ist sehr überschaubar und ich habe dadurch bestimmt schon mehrere hundert Euro gespart.  

Wozu ist die EÜR gut? Es werden alle Einnahmen und Ausgaben des Unternehmens dokumentiert, der Überschuss ist gleichbedeutend mit dem Gewinn. Jeder Betrag muss dafür genau aufgezeichnet und belegt werden. Am Ende ergibt sich der Jahresgewinn oder Verlust, der dann in der Einkommenssteuererklärung an das Finanzamt übermittelt wird. 

Schritt 3: System für die Buchführung finden 

Es ist zwingend notwendig, Rechnungen aufzubewahren – und ich habe gelernt, dass jeder noch so kleine Beleg dazugehört, etwa, wenn ich mir Briefumschläge oder eine neue Druckerpatrone fürs Büro kaufe. Da ich bisher nur selten einen Kassenbon beim Einkaufen eingesteckt habe, war es anfangs eine ganz schöne Herausforderung, aber, wenn man erstmal begreift, dass es durchaus Vorteile mit sich bringt und man dadurch Geld sparen kann, fällt es leichter. 

Ich habe mir angewöhnt, die Einnahmen und Ausgaben täglich einzutragen, damit ich nicht am Ende des Jahres den klassischen Schuhkarton durchforsten muss. Der dicke blaue Ordner auf meinem Schreibtisch sowie ein Post-it an meinem Monitor erinnern mich daran, die Unterlagen fein säuberlich abzuheften. Allerdings reicht das nicht. Um alles ordnungsgemäß zu dokumentieren und den Gewinn sowie die Steuerbelastung korrekt ermitteln zu können, benutzt man am besten ein professionelles Buchhaltungsprogramm für den Computer. 

Im Internet finden sich diverse Vergleiche, die einem dabei helfen können, die richtige Software auszuwählen. Zu den bekanntesten zählen unter anderem die Programme von SevDesk oder Lexoffice.

Wer eine nicht ganz so aufwendige Buchhaltung hat, kann auch auf eine Exceltabelle zurückgreifen, sagt der Berliner Steuerberater Markus Treu, der im Journalistenverband Berlin viele Freiberufler wie mich betreut. "Wichtig ist, dass man die Posten am besten in verschiedene Kategorien einteilt, um den Überblick zu behalten. Auch Reisekosten sollten immer detailliert erfasst werden."

Experten raten übrigens dazu, schon vor der Gründung mit der Buchführung zu beginnen. Wer etwa vorab eine Homepage gestaltet oder Anschaffungen tätigt, die im Zusammenhang mit der Selbstständigkeit stehen, kann diese später als sogenannte vorweggenommene Betriebsausgaben steuerlich geltend machen. 

Mittlerweile habe ich sogar richtig Gefallen an meinen Tabellen gefunden – wer hätte das gedacht, da ich doch eigentlich sonst mit Wörtern und nicht mit Zahlen zu tun habe.

Nachdem ich mich nun im Zahlenchaos zurechtgefunden habe, beschäftige ich mich mit einer anderen Frage: Wie wichtig ist die eigene PR für ein Unternehmen? Gerade für einen Betrieb mit einer Person? Lohnt sich ein eigener Instagram-Account? Was Experten raten, das lest ihr in der nächsten Folge.


Grün

Proteste auf der IAA: Verkehrswende geglückt – für ein paar Stunden
Klimaschützer treffen Autofans

"Hier spricht die Polizei: Wir werden diese Blockade jetzt räumen." Zwei Männer treten an eine Gruppe von sitzenden Aktivistinnen und Aktivisten heran, packen den ersten von ihnen unter den Armen und an den Füßen und tragen ihn weg. Grinsend lässt er sich das gefallen. Denn die, die ihn gerade forttragen, sind auch Aktivisten. Es ist nur ein Training.

Am frühen Samstagabend haben sich Klimaschützer auf einer Wiese am Main getroffen. 

Sie kommen von Gruppierungen wie "Extinction Rebellion" oder "Ende Gelände" und haben an diesem Wochenende ein Ziel: die Internationale Automobil-Ausstellung (IAA) in Frankfurt lahmlegen. 

Mehr als 50 Gruppen haben sich dafür unter dem Motto "Sand im Getriebe" zusammengeschlossen.

Die meisten von ihnen sind am Samstag schon auf die Straße gegangen, als mindestens 15.000 Menschen vor den Toren des Messegeländes gegen SUV und für eine schnelle Verkehrswende demonstrierten. (SPIEGEL)

Die IAA hat es in diesem Jahr so schwer wie noch nie: Schon 2017 waren die Besucherzahlen rückläufig, doch in diesem Jahr haben sogar zahlreiche Aussteller abgesagt – Toyota und Peugeot etwa, aber auch die Luxusmarke Rolls Royce (taz). Dazu kommen die Massenproteste der Klimabewegung, die von dem schweren SUV-Unfall in Berlin mit vier Toten noch befeuert wurden (SPIEGEL).

Dabei gibt sich die Autoindustrie alle Mühe, umweltfreundlich zu wirken: Gleich zweimal hat VW sein neues Elektroauto ID3 prominent ausgestellt, und selbst am Porsche-Stand steht der elektrische Taycan im Mittelpunkt. 

Doch auf einem großen Platz zwischen den Messehallen ist von Klimafreundlichkeit wenig zu spüren: Auf einem Offroad-Parcours im Freien können die Besucherinnen und Besucher die Leistungsfähigkeit der neuesten SUV und Geländewagen bewundern – die Schlange am Rande des Feldes spricht am Samstag, dem ersten Besuchertag der Messe, für großes Interesse. Da erklimmt ein Mercedes aberwitzige Steigungen und ein Audi fährt über eine Wippe – Gegebenheiten, denen wohl kaum ein Fahrer eines Stadtgeländewagens jemals begegnet.

Einer der Zuschauer am Rande des Parcours ist Daniel, 18. Er fährt einen Audi A3. Lieber wäre ihm ein RS3, die Sportwagenvariante mit 400 PS.